L’utilisation d’un logiciel de trésorerie est désormais indispensable pour assurer la gestion de trésorerie, un élément-clé de la gestion d’entreprise. Si ce genre d’outils connait un franc succès, c’est parce qu’il permet d’automatiser de nombreuses tâches, de réduire les erreurs et offre un précieux gain de temps et d’argent. La question est de savoir comment bien choisir votre logiciel de trésorerie.
A – Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie et à quoi cela sert exactement ?
Avant d’aborder le vif du sujet, il convient de savoir de quoi il s’agit concrètement. En effet, beaucoup continuent à faire l’amalgame entre logiciel de trésorerie et logiciel comptable. Et pourtant, ce sont deux choses bien différentes, mais qui peuvent être complémentaires.
En réalité, la gestion de la trésorerie consiste à vérifier si l’entreprise dispose de l’argent nécessaire (flux de trésorerie) pour subvenir à ses besoins financiers à court terme (un jour à six mois). Le but est également d’augmenter les ressources prévisionnelles pour éviter d’éventuels problèmes en cas de « trou de trésorerie » et aussi pour ne pas rater aucune opportunité commerciale.
Grâce à ces informations, le dirigeant aura une vision plus concrète de l’avenir, ce qui lui permet de prendre des décisions mesurées.
Reste donc à choisir le bon outil, et il faut savoir que ce n’est pas une mince affaire étant donné que chaque entreprise a ses propres besoins en matière de gestion de la trésorerie. Voici donc quelques conseils à considérer pour faire le bon choix.
B – Les éléments à prendre en compte
Tout d’abord, vous devez vous baser sur votre situation actuelle et vos besoins futurs. Souvent, le flux financier est faible lors du démarrage de votre entreprise.
Mais votre logiciel de gestion de trésorerie doit aussi s’adapter à son évolution dans quelques années. L’idéal serait donc d’opter pour un outil assez simple, mais qui offre une visibilité en temps réel de votre trésorerie.
Il doit par exemple disposer des fonctionnalités suivantes :
– envoi de notification en cas de retards de paiement ;
– automatisation du suivi de votre trésorerie ;
– comparaison de plusieurs scénarii, en évaluant la capacité de votre finance à tenir le coup en cas de « catastrophe ».
Ensuite, il est toujours recommandé de tester différents logiciels (version d’essai) avant d’en choisir un. Cela vous permet de savoir si le logiciel choisi permet l’automatisation de votre suivi de trésorerie, s’il dispose d’un système d’alerte en cas de dépassement de seuil critique de vos flux financiers ou encore s’il permet de prévoir la trésorerie à plus long terme.
Enfin, si vous disposez déjà d’un logiciel comptable ou de facturation, ou encore d’un CRM, assurez-vous que le logiciel de gestion de la trésorerie permet l’importation des données depuis ces autres interfaces, pour éviter entre autres la double saisie de données.
Bien entendu, gardez à l’esprit que le choix d’un tel logiciel dépend souvent de votre budget, mais n’oubliez pas non plus de comparer d’autres critères de sélection, notamment les services qui l’accompagnent (formation, assistance, service premium, etc.).
Conclusion
Vous l’aurez surement compris, il n’est pas facile de choisir le logiciel de trésorerie adapté à votre entreprise. Il faut considérer plusieurs paramètres avant de jeter votre dévolu sur un outil particulier. Vous aurez donc intérêt à vous faire conseiller par un spécialiste dans le domaine.
Une fois que vous disposerez le bon logiciel, vous seriez certain d’avoir à votre disposition un outil puissant pour vous aider à optimiser la gestion de votre entreprise.
Résumé