La facture électronique est un document entièrement dématérialisé qui donne des informations sur la fourniture d’un bien ou d’un service. Destiné à faciliter la gestion de l’activité d’une entreprise et sa traçabilité, ce système s’applique à tous les secteurs. De fait, son utilisation s’installe progressivement dans les habitudes. Voici quelques avantages liés au recours à une facture électronique.
Le caractère obligatoire d’une facture électronique
La principale raison pour laquelle il est recommandé d’opter pour les factures électroniques est le caractère obligatoire de ce système. En effet, la loi de finances de 2020 prévoit qu’à l’horizon 2026, toutes les entreprises utilisent la facturation électronique pour leurs services. Cette obligation a pour but d’améliorer la gestion des entreprises et d’assurer l’imposition des transactions.
Il est conseillé de confier la gestion de vos factures électroniques à une plateforme spécialisée. Comme le fait Freedz, elles s’assureront de leur émission et de leur suivi en toute transparence. En effet, pour qu’une facture soit dite « électronique », il ne suffit pas de la numériser. En pratique, les processus de création, d’émission et de réception doivent être dématérialisés.
De plus, la facture électronique doit correspondre aux exigences du Code Général des Impôts. Elle devra alors être fiable quant à l’identification des parties et des prestations.
La praticité et le gain de temps
Le premier avantage de l’emploi des factures électroniques est leur praticité. De manière simple, une facturation électronique vous permet d’automatiser les échanges. Il n’est donc plus question d’être retardé par les exigences des formats papier.
Cela vous aide énormément sur le plan de la gestion administrative. De plus, vous assurez un suivi optimal de vos activités puisque les factures sont numérotées automatiquement. Vous n’aurez plus besoin d’effectuer une recherche de plusieurs heures avant de trouver un document important.
Il faut ajouter que cette option facilite toutes les démarches comptables. En bonus, vous pourrez optimiser l’espace que vous utilisez pour les archives. Puisque celles-ci sont électroniques, elles n’ont besoin que d’un espace de stockage virtuel.
Un autre point fort de cette solution est le gain de temps formidable qu’elle confère. Grâce à l’automatisation des factures électroniques, vous réduisez les temps de traitement. L’enregistrement des paiements est alors plus rapide et vous pouvez plus vous concentrer sur les exigences de vos clients.
La rentabilité et la sécurité
Les factures électroniques vous aident à faire des économies. En effet, le fait de passer au numérique vous fait économiser de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture. Sur le plan de l’envoi aussi vous faites des réductions de coût puisqu’il n’y a pas de frais de transport à payer.
D’ailleurs, l’envoi et la réception d’une facture électronique sont gratuits et il n’y a pas de frais d’archivage ou de timbres à y ajouter. Vous pourrez alors utiliser les frais économisés dans l’amélioration de vos performances. En outre, la suppression du papier constitue un acte écologique assez efficace.
Enfin, les factures électroniques sont plus sûres que celles physiques. Puisqu’elles sont automatisées, elles réduisent le risque d’erreurs de saisie et de modification. De plus, elles sont détaillées et envoyées en toute discrétion. Vous assurez ainsi la sécurité des informations mentionnées et augmentez vos chances d’éviter les litiges.
Il convient alors de dire que la facture électronique constitue une idée bénéfique pour les entreprises. Cependant, il est conseillé de maîtriser son fonctionnement pour un emploi optimal.