Gain de place, coûts réduits, homogénéisation des archives documentaires… la dématérialisation s’impose de plus en plus dans le paysage professionnel. Bien plus qu’une tendance, cette démarche est au cœur de la transformation numérique des entreprises et contribue largement à améliorer leur process.
Dématérialisation : principe et avantages
Basculer du format papier au format numérique. C’est en substance l’objet de la dématérialisation. Cette démarche repose sur la numérisation des documents – factures, courriers, démarches, archives internes – en vue d’alléger la gestion des flux documentaires et permettre un meilleur accès pour les utilisateurs distants.
La dématérialisation présente donc avant tout un intérêt logistique important puisqu’une fois numérisés, les documents de traitement de texte ne nécessitent pratiquement pas d’espace de stockage. D’autre part, comme la solution mobile force de vente, la flexibilité du travail se retrouve formidablement accrue puisque l’ensemble des documents de l’entreprise est mis à disposition des employés par Internet.
Mais la dématérialisation ne bénéficie pas qu’aux salariés. Les tiers (clients, fournisseurs) y trouvent aussi leur compte en évitant de nombreux déplacements. Autre intérêt à dématérialiser : la numérisation des données offre un gain de temps substantiel qui pourra être réutilisé à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Dématérialisation en entreprise : une démarche inévitable
Dans un contexte de plus en plus concurrentiel, les entreprises doivent rationaliser leurs coûts tout en maintenant un niveau de performance optimal. La dématérialisation répond à ce double enjeu.
En numérisant ses documents papier, une entreprise réduit considérablement le temps de recherche des utilisateurs tout en améliorant la traçabilité des fichiers. La dématérialisation assure aussi une meilleure flexibilité pour les personnes travaillant à distance. Pouvoir travailler chez soi ou en déplacement comme si on était au bureau devient possible grâce à une solution d’hébergement adaptée.
La dématérialisation permet aussi une gestion complète de votre activité avec une solution logicielle pour planifier les soins à domicile pour les infirmiers libéraux par exemple !
La dématérialisation s’accompagne donc d’avantages pluriels pour les entreprises, aussi bien sur les aspects logistique, organisationnel qu’économique. La prise de décision se retrouve aussi simplifiée et les démarches administratives en interne facilitées.
Néanmoins, basculer des documents papier vers un format numérique n’est pas sans risque. Il est nécessaire d’opérer une transition structurée et graduelle pour éviter tout risque de perte ou de corruption des données. L’utilisation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE), qui interdit toute modification ou suppression d’un document numérisé constitue un bon moyen de s’en prémunir. Autre piste à suivre : la limitation des accès des utilisateurs aux données sensibles.
L’accompagnement d’un spécialiste peut s’avérer utile pour réussir un projet de dématérialisation. Votre prestataire a la connaissance technique pour vous guider et vous conseiller afin d’offrir les meilleures options possible à votre structure.
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